Wat is appointment setting?
Appointment setting is het plannen van verkoopafspraken met potentiële klanten. Een appointment setter benadert bedrijven, kwalificeert of er een match is en zet de afspraak in de agenda van iemand die het verkoopgesprek voert. Het werk houdt op waar het gesprek begint.
Je kunt het zelf doen, er iemand voor aannemen of het uitbesteden. In alle drie de gevallen draait het om dezelfde vraag: wie zit er straks tegenover je aan tafel, en wil die persoon daar zelf ook zijn?
Appointment setter, SDR en closer
De termen lopen door elkaar. In de praktijk gaat het om drie rollen in hetzelfde traject.
Benadert, kwalificeert en zet het gesprek in de agenda.
Sales development representative. Zoekt vaak ook zelf de lijst en doet research.
Neemt het over vanaf de afspraak en sluit de deal.
Wat is een goede afspraak?
Elke partij die afspraken plant, noemt een gepland gesprek een afspraak. Voor jou telt het pas als het gesprek ook iets kan opleveren. Leg daarom vooraf op papier vast wanneer een afspraak meetelt.
- De functie van wie er aan tafel zit. Directeur, eigenaar, commercieel verantwoordelijke. Een medewerker die 'het even wil horen voor zijn baas' telt zelden.
- Het soort bedrijf. Branche, grootte, regio. Zo voorkom je afspraken met bedrijven die nooit klant kunnen worden.
- Een aanleiding. Waarom is dit gesprek nu logisch? Een afspraak zonder aanleiding is vaak een beleefdheidsgesprek.
- Het gesprek heeft plaatsgevonden. Een geplande afspraak die niet doorgaat, is nog geen resultaat.
No-shows voorkomen
Een afspraak die drie weken vooruit is gepland met iemand die er weinig voor voelde, gaat vaak niet door. Een paar dingen die helpen:
- Plan dichtbij. Binnen een week of tien dagen, als het kan.
- Stuur meteen een agenda-uitnodiging. Met de naam van wie hij spreekt en in één zin waarover het gaat.
- Herinner een dag van tevoren. Een kort bericht, met de mogelijkheid om te verzetten in plaats van af te zeggen.
- Laat hem zelf kiezen. Iemand die zelf een tijd koos, komt vaker dan iemand die een tijd kreeg.
Gaat een afspraak toch niet door, plan hem dan opnieuw in. Een no-show betekent meestal dat er iets tussenkwam, en zelden dat iemand geen interesse meer heeft.
De overdracht naar het gesprek
Een goede afspraak komt met een briefing. Wie is het, wat doet het bedrijf, wat was de aanleiding, en wat heeft hij al gezien of gezegd? Wie zonder die informatie het gesprek ingaat, begint met dezelfde vragen die de setter al stelde. Dat voelt voor de ander als opnieuw beginnen.
Spreek af dat elke afspraak met zo'n briefing komt, op een vaste plek waar je hem terugvindt.
Prijsmodellen voor appointment setting
Partijen rekenen per uur, met een vaste maandfee, per afspraak of met een garantie op het aantal afspraken. Let bij betalen per afspraak op wat er als afspraak telt. Wie per geplande afspraak wordt betaald, heeft er belang bij om veel te plannen, ook met mensen die er weinig zin in hebben.
Een garantie op gehouden afspraken met de juiste persoon legt het risico waar het hoort. Meer over de modellen en wat ze kosten naast een eigen medewerker, lees je in de gids over acquisitie uitbesteden.
Hoe wij afspraken plannen
Bij Pique telt een afspraak alleen als hij plaatsvond, met een beslisser, bij een bedrijf van jouw lijst. Een no-show plannen we opnieuw in. Op dag 60 tellen we samen, en bij 100 benaderingen per maand garanderen we er vijf. Halen we dat niet, dan krijg je je geld terug.*
Voor elke afspraak zie je in je portal wat we over dat bedrijf vonden en waarom de beslisser ja zei. Zo begin je het gesprek waar wij ophielden. Wat het kost per omvang, staat op de startpagina.
* Op de kosten van producten en porto na.
